Como realizar suas metas – o método Zen To Done

| 4 de janeiro de 2012 | 1 Comment

Atualmente encontramos vários métodos e ferramentas de organização pessoal, mas nem sempre sabemos utilizá-los para realizar nossas metas. Primeiro, porque nem sempre sabemos quais são elas. Segundo, porque mesmo que saibamos definir nossas metas, poucas são as ferramentas que nos ajudam a mante-las em foco. E mesmo estas, em razão de sua complexidade, acabam fazendo muitos de nós desistir de seu uso.

Organização: uma questão pessoal

Fiz vários cursos de organização do tempo, li muito sobre o assunto e já adotei pelo menos quatro formas diferentes de organização. Comecei com as listas de tarefas e gestão do tempo, depois acrescentei o controle de agenda. Deixei tudo isso de lado e adotei o método e planejador da FranklinCovey por algum tempo. Depois deixei tudo de lado novamente e passei a usar o Getting Things Done – GTD, principalmente com materiais impressos e o arquivo. Mas nenhum desses métodos atendeu plenamente minhas necessidades. Se por um lado o planner da FranklinCovey ajuda a manter o foco nas metas, por outro acabou se mostrando um pouco complexo para usar no dia-a-dia (pelo menos, para mim). Já o GTD se mostrou ótimo na gestão de tarefas, organização do material impresso e arquivos. Mas deixou de lado o foco nas metas. Por isso, acabei voltando para as listas de tarefa.

Conheci o livro e método Zen To Done através do Efetividade.net, mas não o adotei de imediato. Demorei para entender o método, na verdade. Só após a vivência que participei em novembro, na busca da minha missão pessoal, tive a percepção de que precisava de um método que desse tanto enfoque nas metas quanto nas tarefas. Senti que tudo isso precisava ser suficientemente simples para favorecer seu uso diário, evitando excessiva perda de tempo com o planejamento. Mas também precisava ser completo para que os pontos principais não fossem esquecidos. Encontrei esses pontos através do ZTD.

O método mescla a abordagem de planejamento dos 7 hábitos e o processamento e realização de tarefas do GTD. Isso tudo com muita flexibilidade. Quem define a ferramenta a ser usada somos nós, conforme a familiaridade de cada um.

O ZTD resume-se aos seguintes hábitos:

1. Capture

2. Processe

3. Planeje

4. Faça

5. Sistema confiável simples

6. Organize

7. Revise

8. Simplifique

9. Defina rotinas

10. Encontrando sua paixão

Embora o método seja composto por 10 hábitos, o autor recomenda a adoção progressiva destes. Ele comenta que a razão das pessoas desistirem de realizar algumas coisas para as quais se determinaram é o desgaste gerado pela adoção de muitas mudanças ao mesmo tempo. E, pensando bem, isso é uma grande verdade, não é mesmo? Quem já tentou fazer regime sabe bem como é isso. Decidir mudar totalmente a forma de se alimentar é traumático e acaba durando pouco tempo. Já a mudança gradativa de hábitos, como substituindo alguns alimentos por outros aos poucos, traz um melhor resultado a longo prazo.

Assim, Leo Babauta nos indica a adoção de um ZTD minimalista, composto apenas dos hábitos capturar, processar, planejar e fazer.

Método ZTD simplificado

A idéia é bem simples:

1. Tenha algumas caixas de entrada para separar as coisas a processar. As caixas de entrada são receptácu-los para depositar todos os itens que precisam ser tratados, tais como email, contas, correspondências, idéias, tarefas, planos, etc. O ideal é que não passem de 7 caixas, sendo uma delas um caderninho (ou outro método que possa estar sempre presente) para anotar tudo o que possa ser do nosso interesse. Isso vai desde lembrar de comprar a ração do gato até uma grande idéia para usar no trabalho. O objetivo é simplesmente anotar na próximo espaço em branco disponível, devendo ser processada assim que houver oportunidade.

2. Tal como o GTD, cada item deve ser processado em ordem, sem deixar para depois, seguinte forma:

  • Remova o que não é necessário.
  • Faça o que levar menos de 2 minutos (ou o tempo que definir).
  • Deleque o que for possível.
  • Transfira para mais tarde. Use listas de tarefas.
  • Arquive.

3. Planeje as atividades. Para isso, o autor recomenda a definição das Grande Rochas semanais, aquelas atividades importantes que vocês quer ver realizadas. Depois, defina de 1-3 tarefas mais importantes para cada dia e as faça logo cedo, garantindo a sua realização. Essas duas atitudes dão propósito para o dia e a semana. Embora também sejam realizadas outras tarefas, garantimos a realização das atividades realmente importantes.

4. Faça. Sem interrupções e distrações, antes de abrir o email ou as correspondências, realize as tarefas mais importantes que definiu no dia anterior. Quando mais cedo, melhor.

Embora esse hábito não faça parte dos quatro mencionados, o autor recomenda que se adote uma lista mestra de tarefas. Sem classificações de qualquer natureza (você pode classificá-las se quiser, mas não é necessário) a idéia é manter um controle sobre o que precisa ser feito. Depois dos quatro hábitos adotados, as listas podem ser aperfeiçoadas. No começo, basta manter as tarefas nessa lista mestra, que pode estar no seu próprio caderninho, em folhas de papel separadas, em algum software que esteja sempre disponível, etc. O importante é que a lista esteja disponível sempre que precisar ser consultada.

Como defino as Grandes Rochas?

Em geral, as grandes rochas são atividades derivadas ou da nossa missão pessoal, ou das metas que estabelecemos no período. Veja aqui um vídeo que demontra bem esse conceito. Cabe ressaltar que, embora também não incluso no ZTD minimalista, o décimo hábito – encontre a sua paixão – é muito recomendado pelo autor. Esse é um dos que ele recomenda que adotemos assim que possível. Você imagina a razão?

Quando encontramos a nossa paixão o método faz muito mais sentido. Afinal, ao fazer primeiro as atividades mais importantes garantimos um bom uso do nosso tempo. Mesmo assim, conseguimos fazer as outras atividades menos importantes pois aprendemos a ser eficazes, dando à tarefa a dedicação para a qual sua importância faz jus. Quanto menos importante, menor a dedicação ou aprendemos a delegar. Simples assim.

Como encontrar minha missão ou definir metas?

Esse é um assunto de grande importância. Levei muito tempo para encontrar a minha. Embora tenha seguido as instruções do livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”, não fiquei muito certa da missão que defini. Foi só após a vivência em busca do meu labor sagrado que consegui encontrar essa missão. Mas esse é um assunto que tratarei nos próximos artigos. Por hora, sugiro avaliar o método de organização que usa atualmente e, quem sabe, aperfeiçoá-lo através do ZTD.

Para que quiser de aprofundar no método ZTD, recomendo a leitura do livro Zen To Done, que pode ser adquirido on line na Amazon (em inglês). O livro também foi traduzido legamente para o português por Lucas Teixeira e pode ser encontrado aqui.

Image: Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net


Sobre:  Elaine Maria Costa é Administradora, especialista em Administração Industrial, Coach certificada pelo Instituto Brasileiro de Coach - IBC e tem formação em Desing em Permacultura pelo IPEMA. Trabalha mais de oito anos com Gestão de Pessoas, Clima Organizacional e Sistemas de Gestão para Qualidade, Meio ambiente, Saúde e Segurança. Faz compostagem doméstica a mais de quatro anos. Atualmente é moradora de Embu das Artes - SP.


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Category: Coaching & Planejamento, Planejamento Pessoal

Comments (1)

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  1. Não conhecia.
    Obrigado pela partilha deste método.

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