Viver de forma mais simples também significa facilitar o nosso trabalho do dia-a-dia. E, em tempos de incertezas, quando equipes são desfeitas e o trabalho se acumula, saber organizar a rotina é muito importante. Por isso, quero compartilhar as estratégias que tenho adotado para produzir mais, em menos tempo e com pouco stress.

De um ano e alguns meses para cá, em função de aposentadorias e afastamentos, absorvi muitas tarefas de naturezas diferentes. Algumas, extremamente burocráticas, e outras, dinâmicas e integradoras. Por isso, tive que aprender a ser mais flexível. Também precisei aprender algumas técnicas de organização de tarefas, reuniões, compromissos, projetos, palestras, e outros.

Já fiz alguns cursos de administração do tempo, baseados principalmente na determinação de um tempo para cada tarefa e do cumprimento integral da programação de tarefas a cada dia. Mas esse método tem um grande problema: não prevê as constantes interrupções do dia-a-dia. Por isso, torna-se quase um desafio começar uma tarefa e ir até o fim. Ciente disso, passei a procurar outras técnicas de organização.

Nessa busca encontrei, por meio do Efetividade.net, a metodologia GTD, ou Getting Things Done, de David Allen. Após comprar e ler o livro “A arte de fazer acontecer” (que é a tradução do Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity) , passei a aplicar as técnicas.

De forma resumida, GTD nos orienta a levantar tudo o que precisa ser observado de alguma forma, desde tarefas até projetos pessoais. Após o levantamento, deve-se processar cada item, identificando o que necessita de ação, o que é material de referência e o que é lixo. Aquilo que for definido como ação, pode ser de realização imediata ou vai para a relação de “próximas ações”. Ações originadas em projetos também se enquadram nas “próximas ações”. O método sugere que o processo de levantamento, também chamado de coleta, seja realizado continuamente, de forma a liberar nossa mente para o que realmente interessa (evitando as cobranças internas dos compromissos que não fizemos nada a respeito). Após a etapa de coleta, organiza-se as tarefas conforme as ações que demandam, como ligações, uso do computador, reuniões, etc.

Passei a aplicar esse método para todos os documentos que manuseio, dividindo em 4 pastas com subpastas por tipo de atividade, conforme apresento abaixo:

  1. Próximas ações
  2. Em espera
  3. Projetos
  4. Algum dia / Talvez

Usando essa seguência, ficou extremamente fácil visualizar as pendências e planejar o trabalho. Só que eu senti falta de ter uma visão geral das atividades pendentes. Um painel de bordo em que pudesse identificar todas as tarefas que deveriam ser tratadas.

Através da Bia Kunze, a Garota Sem Fio, tive contato com a técnica de Mapas Mentais. Fiz um curso introdutório com a Liz Kimura e devorei o livro Mapas Mentais de Tony Buzan. Foi amor a primeira vista. Adorei a técnica, que é criar uma hierarquia simplificada de tudo o que precisa ser feito segundo o modelo de relacionamentos usado por nosso cérebro. Pode ser aplicado em procedimentos, projetos, arquivos, tarefas, e muitas outras idéias.

Existem alguns softwares de mind mapping que facilitam muito o trabalho, além de permitir revisões. Em seguida, apresento um modelo de mapa que fiz no FreeMind sobre ferramentas e usos para facilitar a rotina e o trabalho no Mais Com Menos:

Assim, passei a manter uma hierarquia de todas as tarefas, de forma que uma olhada rápida permite tomar decisões e definir prioridades. Só que ainda faltava alguma coisa…

Eu já tinha um método para controlar os documentos por atividades e um painel de bordo das tarefas, mas não conseguia planejar meu dia. Também tive dificuldades em registrar informações sobre eventos e reuniões de forma a encontrá-las depois. Foi quando conheci o StarterKit Classic da FranklinCovey, que é um planejador de tarefas diárias, semanais, mensais e anuais (sim, é uma agenda em papel). Com ela, consegui planejar meu dia, relacionando todas as tarefas e atribuindo o grau de importância de cada uma (A, B ou C). Posso indicar as tarefas que estão aguardando respostas, as que foram delegadas e as adiadas para outra data. Cada dia possui uma lista para tarefas, outra para compromissos (com horário), um campo para anotações de despesas e uma folha para anotações importantes, que podem ser indexadas na primeira folha do mês, facilitando sua localização. A agenda possui um marcador no qual anotamos o que deve ficar em mente naquela semana, além de calendários mensais e relação de tarefas / compromissos.

O uso conjunto desses métodos facilitou muito o meus dia-a-dia, que envolve documentos, listas, idéias, reuniões e projetos. Mas, de acordo com a natureza do trabalho, o uso desses métodos precisa de avaliação. Por isso, sugiro aprender mais antes de passar à aplicação. Os links relacionados são um bom começo.

Compartilhando…

Você usa outras técnicas para organizar seu dia? Use o espaço “Comentários” para compartilhar conosco.

 

Créditos pela foto: koyochi


Elaine Maria Costa
Elaine Maria Costa

Elaine Maria Costa é administradora, coach e permacultora, faz compostagem doméstica desde 2009. Em 2013 mudou-se de uma área urbana para morar numa chácara em Embu das Artes – SP com o objetivo de ter maior qualidade de vida, contato com a natureza e sustentabilidade pessoal.